Legislación

Cierre contable de 2014 de la Seguridad Social

Orden ESS/1975/2014, de 28 de octubre, por la que se regulan las operaciones de cierre del ejercicio 2014, para las entidades que integran el sistema de la Seguridad Social.

Las distintas operaciones a realizar en la ejecución del presupuesto se regulan con carácter general en la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, y en la Ley de Presupuestos de cada ejercicio. La mencionada regulación debe completarse mediante la especificación de operaciones y procedimientos a realizar a final del presente ejercicio.

Por ello, resulta preciso determinar los plazos para la tramitación de expedientes de gasto a fiscalizar e intervenir y para la remisión de la documentación contable necesaria para el registro de las operaciones propias del cierre del ejercicio, para la ordenación de pagos y realización de los mismos, así como para la concreción de distintas operaciones reguladas en la Ley 47/2003, de 26 de noviembre.

Por cuanto antecede, a iniciativa de la Intervención General de la Seguridad Social y a propuesta de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social, dispongo:

Artículo 1. Ámbito de aplicación.

Las disposiciones de esta orden son de aplicación a las entidades del sistema de la Seguridad Social comprendidas en el artículo 2, apartado 1.d), de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, y tienen por objeto regular las actuaciones que deben realizar los órganos gestores de las citadas entidades para proceder al cierre de la contabilidad presupuestaria y no presupuestaria del ejercicio 2014.

Artículo 2. Presentación y tramitación de expedientes y documentos contables.

1. Los órganos gestores de las entidades sujetas a función interventora tendrán como fecha límite para el envío a fiscalización previa de los expedientes de aprobación del gasto a las intervenciones delegadas en los servicios centrales e intervenciones delegadas territoriales (en lo sucesivo intervenciones delegadas) el día 3 de noviembre.

Los documentos A de autorizaciones de gasto tendrán como fecha límite de entrada en las oficinas de contabilidad de todas las entidades comprendidas en el ámbito de aplicación de esta orden el día 14 de noviembre.

2. Los órganos gestores de las entidades sujetas a función interventora tendrán como fecha límite para el envío a fiscalización previa de los expedientes de adquisición de compromisos de gasto a las intervenciones delegadas el día 25 de noviembre. Este mismo plazo se aplicará en el caso de que se envíen expedientes a fiscalizar en los que en un único acto administrativo se incluya aprobación y compromiso del gasto.

Los documentos D de compromiso de gasto tendrán como fecha límite de entrada en las oficinas de contabilidad de todas las entidades comprendidas en el ámbito de aplicación de esta orden el día 5 de diciembre. Este mismo plazo computará para el envío de los documentos AD.

3. Los órganos gestores de las entidades sujetas a función interventora tendrán como fecha límite para el envío a intervención previa de los expedientes de reconocimiento de las obligaciones a las intervenciones delegadas el día 19 de diciembre. Este mismo plazo se aplicará en el caso de que se envíen expedientes a fiscalizar e intervenir en los que en un único acto administrativo se incluyan aprobación, compromiso del gasto y reconocimiento de la obligación.

Los documentos contables que incluyan la fase del reconocimiento de la obligación, así como el resto de documentos contables distintos a los indicados en los apartados anteriores tendrán como fecha límite de entrada en las oficinas de contabilidad de todas las entidades comprendidas en el ámbito de aplicación de esta orden el día 30 de diciembre.

4. Se exceptúan de los plazos establecidos en los apartados 1 y 2 anteriores los expedientes y documentos contables que se deriven del cumplimiento de normas legales o reglamentarias, los autorizados y los aprobados por Consejo de Ministros, los que deriven del reconocimiento del derecho a prestaciones, los que sean necesarios para instrumentar las modificaciones presupuestarias y reajuste de anualidades, los que se refieren a gastos de personal, a obligaciones de ejercicios anteriores, al reajuste del IVA, los que se gestionen mediante el procedimiento de tramitación anticipada y los que generen compromisos de gastos de carácter plurianual, los derivados de los convenios formalizados con las comunidades autónomas para el control de la incapacidad temporal y los que estén derivados de las actuaciones previstas en la disposición adicional decimonovena de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre.

Del mismo modo, deben entenderse exceptuados del plazo establecido en el apartado 3 de este artículo, a efectos del envío a intervención previa, todos los expedientes de reconocimiento de obligaciones que deriven de aquellos cuya aprobación y compromiso de gasto hayan quedado exceptuados de los plazos fijados en los apartados 1 y 2 anteriores, debiendo tener entrada los correspondientes documentos contables, debidamente intervenidos y autorizados, en las oficinas de contabilidad, con fecha límite 30 de diciembre de 2014.

5. Asimismo, se exceptúan de los plazos establecidos en los apartados 1, 2 y 3 anteriores los documentos que deban expedirse para la formalización contable de las siguientes operaciones que corresponda imputar al ejercicio 2014:

a) Gastos de prestaciones por pago delegado deducido en liquidaciones de cotización.

b) Gastos en concepto de reaseguro y aportaciones a servicios comunes.

c) Impagados, retrocesiones y reintegros abonados por las entidades financieras.

d) Aplicación definitiva de los gastos e ingresos relacionados con las liquidaciones de cotización.

En estos supuestos, los órganos gestores deberán remitir los documentos contables de estas operaciones a las oficinas de contabilidad, teniendo como fecha límite de entrada en las mismas el día 6 de marzo de 2015, debiendo retrotraerse al 31 de diciembre de 2014 todos los trámites y justificantes que deriven de las referidas operaciones.

6. El último día para efectuar pagos con salida material de fondos será el 30 de diciembre de 2014, reanudándose los mismos el primer día hábil del mes de enero de 2015, para lo cual, los órganos gestores de las direcciones provinciales, así como de los servicios centrales de la Tesorería General, y las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social, deberán remitir a las oficinas de contabilidad, con la antelación suficiente, los documentos relativos a las órdenes y las materializaciones del pago de las propuestas efectuadas.

7. Las propuestas de pago «a justificar» expedidas con cargo a créditos del presupuesto de gastos de 2014 tendrán como fecha límite de entrada en las oficinas de contabilidad el 19 de diciembre, excepto las propuestas de pago «a justificar en el exterior» cuya fecha límite será el día 15 de dicho mes. Con cargo a dichos libramientos únicamente podrán satisfacerse obligaciones del ejercicio, con las excepciones previstas en el artículo 79.3 de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre.

Artículo 3. Formalización de operaciones, pagos con cargo al fondo de maniobra y pagos a justificar.

1. Tanto la Tesorería General de la Seguridad Social y sus direcciones provinciales, como las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social expedirán y remitirán a las oficinas de contabilidad los documentos «P», «OEP», «R» y «FRPG» que correspondan a operaciones de formalización con cargo al ejercicio de 2014, antes del cierre de las operaciones del día 30 de diciembre de 2014, excepción hecha de las operaciones relacionadas con prestaciones cuya materialización del pago se realice en el ejercicio siguiente como operación financiera de pago centralizado.

2. Las unidades administrativas responsables del fondo de maniobra deberán adoptar las medidas precisas con el fin de garantizar que todos los documentos contables relativos a pagos realizados con cargo al fondo de maniobra y su aplicación definitiva al presupuesto de gastos, queden registrados en el sistema de información contable antes del fin de la jornada del día 26 de diciembre del 2014. Efectuadas estas operaciones, no podrán realizarse con posterioridad nuevos pagos con cargo a fondos de maniobra del ejercicio 2014.

3. Las unidades administrativas responsables de la tramitación de los pagos «a justificar», deberán adoptar las medidas precisas con el fin de garantizar que los documentos contables relativos a operaciones de pagos a justificar, queden debidamente registrados en el sistema de información contable antes del fin de la jornada del día 26 de diciembre del 2014. Dichas operaciones conllevan la realización de los reintegros de las cantidades libradas a justificar que no sean invertidas en el ejercicio, de la que se exceptúan los centros asistenciales en el extranjero del Instituto Social de la Marina, de conformidad con lo establecido en la disposición adicional quinta de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, y en el artículo 2 del Real Decreto 938/2005, de 29 de julio, por el que se dictan normas sobre el seguimiento y aplicación contable de los fondos disponibles en los servicios en el exterior.

De igual forma, antes del 26 de diciembre del 2014, las unidades administrativas responsables de la tramitación de los pagos «a justificar», deberán enviar a las oficinas de contabilidad la relación de los pagos efectuados en el ejercicio con fondos librados a justificar para los que a dicha fecha se encuentren pendientes de aprobar la correspondiente cuenta justificativa. Todo ello con el fin de que el gasto presupuestario quede ajustado en el ejercicio corriente con su correspondiente imputación patrimonial.

Artículo 4. Operaciones de fin de ejercicio.

Antes del 13 de febrero de 2015, los órganos gestores deberán remitir a las oficinas contables de las entidades del sistema la información detallada de las obligaciones derivadas de gastos realizados o de bienes y servicios efectivamente recibidos en el ejercicio 2014, clasificada por acreedores y epígrafes del presupuesto de gastos, para las que no se ha producido su aplicación a presupuesto.

En los mismos términos, los órganos gestores deberán informar sobre la existencia de obligaciones que hayan sido imputadas al presupuesto del ejercicio 2014 y que, correspondiendo a gastos devengados o bienes y servicios recibidos en ejercicios anteriores, no fueron objeto de registro patrimonial en el ejercicio de origen del devengo.

De igual forma, antes de la fecha indicada, los órganos gestores deberán enviar a las oficinas de contabilidad la información relativa a la periodificación de ingresos y gastos del ejercicio.

Se excepcionan del plazo establecido aquellos gastos e ingresos asociados a la liquidación de las cotizaciones sociales cuya información será suministrada por los órganos gestores cuando tengan conocimiento de la recaudación efectiva de las cotizaciones devengadas en el último mes del ejercicio 2014.

Asimismo, los órganos gestores, antes de fin de febrero de 2015, enviarán información a las intervenciones delegadas sobre aquellos actos o negocios jurídicos cuya ejecución está condicionada a la existencia en los Presupuestos Generales del Estado de crédito adecuado y suficiente en los supuestos a los que se refiere el último párrafo del artículo 47 bis de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre.

La comunicación de la información a la que se hace referencia en este artículo deberá realizarse conforme a las instrucciones dictadas por la Intervención General de la Seguridad Social.

Artículo 5. Obligaciones pendientes de proponer el pago procedentes de ejercicios anteriores.

Con el fin de que antes del 31 de diciembre de 2014 queden regularizados los saldos de obligaciones de ejercicios cerrados existentes en las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, que deben tener un carácter residual, los centros de gestión justificarán individualmente los saldos que se correspondan con la existencia de una obligación real, expidiéndose, cuando proceda, los correspondientes documentos «K» de propuesta de pago.

Para los casos en los que la existencia de una obligación real no quede actualmente acreditada, necesariamente habrán de expedirse los documentos contables precisos para su anulación o prescripción.

Artículo 6. Propuestas de pago pendientes de ordenación y órdenes de pago pendientes de realización.

En los centros de gestión de la Tesorería General de la Seguridad Social se procederá a revisar las propuestas de pago pendientes de ordenar y órdenes de pago pendientes de realización con más de seis meses de antigüedad y a analizar las causas del retraso, solicitando, en su caso, las aclaraciones pertinentes de los centros gestores del presupuesto de gastos.

En los casos en que hubiera transcurrido el plazo de prescripción de las obligaciones que sustentan las referidas propuestas y órdenes de pago, deberá iniciarse el correspondiente expediente de prescripción con arreglo a lo dispuesto en la normativa vigente para la Seguridad Social.

Artículo 7. Información a suministrar a los agentes financiadores en relación con recursos afectados a la realización de gastos específicos.

1. La Tesorería General de la Seguridad Social elaborará la información a suministrar a los agentes financiadores, en relación con los recursos que, de conformidad con la normativa vigente, estén afectados a la realización de gastos específicos. La expresada información, comprensiva de los ingresos y gastos realizados y de las posiciones inicial y final resultantes, será autorizada por el Director General, y se remitirá a los agentes financiadores por conducto de la Intervención General de la Seguridad Social.

2. Las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social que hayan realizado gastos con financiación afectada deberán acreditar su cuantía, mediante certificación que, autorizada por el Director General correspondiente, se remitirá a la Tesorería General de la Seguridad Social a los efectos previstos en el apartado anterior, la cual podrá solicitar de dichas entidades y servicios cuantas aclaraciones considere necesarias en relación con la imputación de gastos realizada.

Disposición adicional única. Actuaciones de la Tesorería General de la Seguridad Social.

Por la Tesorería General de la Seguridad Social se adoptarán las medidas precisas para que la información a que se refiere el artículo 2.5 de esta orden, así como toda aquella que deba suministrar al resto de las entidades que integran el sistema de la Seguridad Social con ocasión del cierre del ejercicio, obre en poder de los servicios que en cada caso hayan de recibirla antes del día 16 de febrero de 2015.

Disposición final primera. Facultades de aplicación y desarrollo.

Se faculta a la Secretaría de Estado de la Seguridad Social para dictar las instrucciones necesarias para la ejecución y el desarrollo de lo dispuesto en esta orden.

Disposición final segunda. Operatoria contable.

El registro contable de todas las operaciones contempladas en esta orden, así como de las correspondientes a la regularización y cierre del ejercicio 2014, se realizará de acuerdo con los criterios que al efecto dicte la Intervención General de la Seguridad Social, en virtud de lo establecido en el artículo 125.3 de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre.

Disposición final tercera. Entrada en vigor.

La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 28 de octubre de 2014.–La Ministra de Empleo y Seguridad Social, Fátima Báñez García.

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