Legislación

Registro electrónico central del Ministerio de Defensa

Orden DEF/1826/2015, de 3 de septiembre, por la que se regula el registro electrónico central del Ministerio de Defensa.

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP), contiene, en sus artículos 24, 25 y 26, una nueva regulación de los registros electrónicos, y el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la citada Ley regula, en su título IV las condiciones de la creación y funcionamiento de los registros electrónicos.

La Orden DEF/2416/2005, de 18 de julio, por la que se establecen los criterios generales de tramitación telemática de determinados procedimientos por el Ministerio de Defensa y los organismos públicos adscritos al departamento y se crea un registro telemático para la presentación de escritos y solicitudes, constituye hasta el momento el instrumento normativo que regula el registro electrónico y la presentación de solicitudes, escritos y documentos dirigidos al Ministerio de Defensa por vía telemática.

Aunque la LAECSP prevé, en su disposición transitoria única, que los registros telemáticos existentes a la entrada en vigor de la Ley serán considerados registros electrónicos, la mejor aplicación de las previsiones contenidas en la misma y en el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, así como la incorporación de la experiencia más reciente para la mejora tanto de los servicios prestados a los ciudadanos como de la seguridad en las relaciones telemáticas con éstos, hacen necesario disponer una nueva Orden que regule el funcionamiento del Registro Electrónico Central del Ministerio de Defensa.

Esta orden ministerial durante su tramitación fue sometida a informe de la Comisión Ministerial de Administración Electrónica del Ministerio de Defensa, conforme a lo dispuesto en el artículo tercero de la Orden DEF/1159/2010, de 3 de mayo, por la que se regula la citada Comisión y del entonces Consejo Superior de Administración Electrónica, de acuerdo con lo que estaba previsto en el artículo 4.1.c) del Real Decreto 589/2005, de 20 de mayo, por el que se reestructuran los órganos colegiados de la Administración electrónica.

Así mismo ha sido informado favorablemente por la Agencia Española de Protección de Datos, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 37.h) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

El artículo 27 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, establece que la creación de registros electrónicos se efectuará mediante orden del Ministro respectivo o resolución del titular del organismo público, previa aprobación del Ministro de la Presidencia.

Finalmente, la disposición final tercera del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, establece que los registros telemáticos existentes a la entrada en vigor de la Ley 11/2007, de 22 de junio, ajustarán su funcionamiento a lo establecido en este real decreto y la adaptación se realizará mediante orden ministerial.

En su virtud, con la aprobación previa de la Vicepresidenta del Gobierno y Ministra de la Presidencia, dispongo:

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación.

1. Esta orden ministerial tiene como objeto la regulación del Registro Electrónico Central del Ministerio de Defensa (RECMD) desde el que se llevará a cabo la recepción y remisión, por vía electrónica, de solicitudes, escritos y comunicaciones, en la forma prevista en el artículo 24 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (en adelante LAECSP), y en el título IV del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la citada Ley 11/2007, de 22 de junio.

2. Lo dispuesto en el párrafo anterior se entiende sin perjuicio del derecho del interesado a presentar sus solicitudes, escritos y comunicaciones en cualquiera de los registros a los que se refiere el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, modificado por el Real Decreto-ley 8/2011, de 1 de julio, de medidas de apoyo a los deudores hipotecarios, de control del gasto público y cancelación de deudas con empresas y autónomos contraídas por las entidades locales, de fomento de la actividad empresarial e impulso de la rehabilitación y de simplificación administrativa.

3. El RECMD será único para todos los órganos del Departamento, con la excepción de los organismos públicos adscritos al mismo. Dichos organismos podrán hacer uso del registro que regula esta orden, previa firma de un convenio, que se publicará en el «Boletín Oficial del Estado».

Artículo 2. Acceso al Registro Electrónico.

1. El acceso al RECMD estará disponible a través de las sedes electrónicas del Ministerio de Defensa.

2. En las sedes electrónicas del Departamento se informará sobre los sistemas de autenticación y firma admitidos para la presentación de escritos ante el RECMD con especificación, en su caso, de los servicios, procedimientos y trámites a los que sean de aplicación.

Artículo 3. Responsabilidades y órganos competentes.

1. La gestión del Registro Electrónico en el aspecto funcional corresponde a la Subsecretaría de Defensa, que la ejercerá a través de la Subdirección General de Régimen Interior.

2. La aprobación y modificación de la relación de solicitudes, escritos y comunicaciones normalizados de servicios, procedimientos y trámites específicos, corresponde a la Subsecretaría de Defensa, conforme a lo previsto en la letra a) del artículo 24.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

3. La aprobación o modificación de los formularios para las solicitudes, escritos y comunicaciones normalizados, con especificación de los campos de obligada cumplimentación y de los criterios de congruencia entre los datos consignados en el formulario, corresponde a los órganos directivos gestores del Departamento con competencia en la materia en cuestión.

4. La Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones es el órgano directivo al que le corresponde gestionar los medios organizativos y técnicos en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones adecuados para garantizar la disponibilidad de las infraestructuras tecnológicas en las que se soporta el Registro Electrónico y las medidas de seguridad requeridas.

Artículo 4. Calendario, fecha y hora oficial.

1. El RECMD permitirá la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones durante las veinticuatro horas de todos los días del año, sin perjuicio de las interrupciones, previstas en el artículo 30.2 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo, de las que se informará en el propio registro y en las sedes electrónicas.

2. A los efectos oportunos, las sedes electrónicas del Ministerio de Defensa mostrarán en lugar igualmente visible:

a) El calendario de días inhábiles relativo a sus procedimientos y trámites, que será el que se determine en la resolución anual publicada en el «Boletín Oficial del Estado», por el ministerio competente, para todo el territorio nacional.

b) La fecha y hora oficial, que será la que conste como fecha y hora de la transacción en el RECMD y cuya sincronización se realizará según lo dispuesto en el artículo 15 del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.

3. El cómputo de plazos se realizará conforme a lo dispuesto en los apartados 3 y 4 del artículo 26 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

Artículo 5. Condiciones generales para la presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones ante el Registro Electrónico Central del Ministerio de Defensa.

1. Las solicitudes, escritos y comunicaciones podrán ser presentados ante el RECMD por los interesados o sus representantes, en los términos definidos en los artículos 30 y siguientes de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

2. El firmante del documento podrá acreditar su identidad ante el RECMD mediante firma electrónica o a través de funcionarios públicos habilitados, mediante el procedimiento previsto en el artículo 22 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

3. Los documentos podrán ser presentados por representación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, y artículos 13 y 14 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.

4. El RECMD estará habilitado para la recepción y remisión de escritos, solicitudes y comunicaciones que se presenten por medios electrónicos respecto de los trámites y procedimientos incluidos en la Sede Electrónica Central del Ministerio de Defensa. Dicha actualización estará publicada en las sedes electrónicas del Departamento junto con los correspondientes modelos normalizados para cada caso.

5. Asimismo, en las sedes electrónicas se podrá localizar un formulario genérico que permita la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones no asociados a procedimientos normalizados.

6. Cualquier solicitud, escrito, comunicación o documentación presentada ante el RECMD no relacionada con los trámites y procedimientos a que se refiere el apartado anterior, será remitido a las personas, órganos o unidades destinatarias, en los términos previstos en el artículo 24.2.b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio, y en el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.

7. La presentación ante el RECMD de documentos electrónicos podrá ser rechazada en alguna de las circunstancias previstas en el artículo 29.1 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.

8. En los casos previstos en el párrafo anterior, se informará de ello al remitente con indicación de los motivos del rechazo, y cuando ello fuera posible, de los medios de subsanación de tales deficiencias y dirección en la que pueda presentarse.

9. Cuando concurriendo las circunstancias descritas, no se haya producido el rechazo automático por el registro electrónico, el órgano administrativo competente requerirá la correspondiente subsanación, advirtiendo que, de no ser atendido el requerimiento, la presentación carecerá de validez o eficacia.

10. Los documentos electrónicos presentados en el RECMD deberán cumplir con los estándares de formato y requisitos de seguridad que se determinan en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y de Seguridad.

El Registro Electrónico emitirá un resguardo acreditativo cuyo contenido se ajustará a lo establecido en el artículo 30.3 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.

Artículo 6. Medios para la presentación de documentación complementaria.

1. Si por iniciativa de los interesados o por razón de un previo requerimiento hubiera de aportarse documentación complementaria a una comunicación, escrito o solicitud previamente presentada, los interesados podrán realizar dicha aportación por alguno de los siguientes medios:

a) Por medios telemáticos a través de los procedimientos, trámites y servicios, publicados en las sedes electrónicas del Departamento, a tal efecto.

b) A través de los medios previstos en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

2. Cuando el sistema de presentación telemática no permita determinar de forma automática el procedimiento o expediente con el que se relaciona la documentación aportada, el interesado deberá hacer referencia al código de registro o a la información que permita su identificación.

Artículo 7. Fichero de protección de datos de carácter personal.

En cumplimiento de lo previsto en el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, se crea el fichero de datos personales «Fichero del Registro Electrónico Central del Ministerio de Defensa», previo informe preceptivo favorable de la Agencia Española de Protección de Datos, cuya titularidad corresponde a la Subsecretaría de Defensa, paseo de la Castellana 109, 28071 Madrid, válido a efectos del ejercicio por parte de los ciudadanos de los derechos previsto por dicha ley.

La información asociada a la creación del fichero se recoge en el anexo I de esta orden ministerial.

Artículo 8. Firma electrónica.

Se admitirán los sistemas de firma electrónica que sean conformes con lo establecido en el artículo 10 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, y que estén publicados en las sedes electrónicas del Departamento.

Artículo 9. Interoperabilidad y seguridad.

El RECMD dispondrá los medios organizativos y técnicos adecuados para garantizar la interoperabilidad y seguridad del registro electrónico de acuerdo con lo previsto en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica, y en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, y en el título VIII del Reglamento que desarrolla la Ley Orgánica 15/1999, 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Artículo 10. Accesibilidad.

El diseño del RECMD observará los requisitos de accesibilidad previstos en el Real Decreto 1494/2007, de 12 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento sobre las condiciones básicas para el acceso de las personas con discapacidad a las tecnologías, productos y servicios relacionados con la sociedad de la información y medios de comunicación social. En este sentido las páginas web relacionadas con el Registro Electrónico deberán ajustarse a la prioridad 1 de la Norma UNE 139803:2012, requisitos de accesibilidad para contenidos en la web, desde la entrada en vigor del Real Decreto.

Artículo 11. Responsabilidades de los usuarios.

Los usuarios asumen con carácter exclusivo la responsabilidad de la custodia de los elementos necesarios para su autenticación en el acceso a estos servicios, el establecimiento de la conexión precisa y la utilización de la firma electrónica, así como de las consecuencias que pudieran derivarse del uso indebido, incorrecto o negligente de los mismos. Igualmente será responsabilidad del usuario la adecuada custodia y manejo de los ficheros que le sean devueltos por el Registro Electrónico como acuse de recibo.

Disposición transitoria única. Uso del Registro Electrónico Común.

Hasta que todas las oficinas de registro de la Administración General del Estado no estén interconectadas, las comunicaciones, escritos y solicitudes a las que hace referencia el artículo 24.2.b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio, se realizarán a través del Registro Electrónico Común al que hace referencia el artículo 31 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, y regulado por Orden PRE/3523/2009, de 29 de diciembre.

Disposición derogatoria única. Derogación normativa.

1. Queda derogada la Orden DEF/2416/2005, de 18 de julio, por la que se establecen los criterios generales de tramitación telemática de determinados procedimientos por el Ministerio de Defensa y los organismos públicos adscritos al Departamento y se crea un registro telemático para la presentación de escritos y solicitudes.

2. Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo dispuesto en esta orden ministerial.

Disposición final primera. Adscripción al Registro Electrónico Central del Ministerio de Defensa.

Los organismos públicos adscritos al Ministerio de Defensa que, a la entrada en vigor de esta orden ministerial, ya hubieran optado por utilizar el Registro Telemático del Ministerio de Defensa, se entenderán incluidos en el RECMD que se regula con esta orden ministerial.

Disposición final segunda. Facultades de desarrollo.

Se faculta al Secretario de Estado de Defensa a dictar cuantas disposiciones sean necesarias para el desarrollo y ejecución de esta orden ministerial.

Disposición final tercera. Entrada en vigor.

La presente orden ministerial entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 3 de septiembre de 2015.–El Ministro de Defensa, Pedro Morenés Eulate.

ANEXO I

Fichero de datos de carácter personal del Registro Electrónico Central del Ministerio de Defensa

a) Finalidad del fichero y los usos previstos para el mismo: Recepción en el RECMD de escritos, solicitudes, comunicaciones y de la información complementaria de los mismos; remisión de los mismos al órgano u organismo competente. En su caso, consulta de las anotaciones registrales de los asientos electrónicos efectuados para responder a consultas sobre el hecho registral. Fines estadísticos.

b) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Ciudadanos o residentes, solicitantes, personal del Ministerio de Defensa y usuarios en general del RECMD.

c) Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal: El propio interesado y otras personas físicas distintas del afectado o su representante, a través de los formularios electrónicos correspondientes.

d) Estructura básica del fichero y descripción de los datos de carácter personal incluidos en el mismo:

Descripción de los tipos de datos:

1.º Identificativos: Nombre y apellidos, NIF/DNI, domicilio, correo electrónico, teléfono y firma electrónica.

2.º Datos relacionados con el escrito, solicitud o comunicación presentada.

3.º Datos especialmente protegidos: Datos especialmente protegidos a que se refiere el artículo 7 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, cuando sean aportados por el interesado o su representante legal (incidentalmente aportados en los escritos, solicitudes o comunicaciones).

4.º Otro tipo de datos: Fecha y hora del acto registral.

Sistema de tratamiento: Mixto.

e) Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, las transferencias de datos que se prevean a países terceros: se prevén cesiones hacia otros órganos u organismos del ámbito de la Administración General del Estado, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y el artículo 24.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. No se prevén transferencias internacionales de datos.

f) Órgano de la Administración responsable de fichero: Ministerio de Defensa. Subsecretaría de Defensa.

g) Servicios o unidades ante los que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Subsecretaría de Defensa, paseo de la Castellana, 109, 28071 Madrid.

h) Medidas de seguridad, con indicación del nivel básico, medio o alto, exigible: Nivel básico, en aplicación del artículo 81.5.b) del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

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